Jobuzo – Dengan diadakannya program Merdeka Belajar Kampus Merdeka (MBKM) UNS (magang/praktik kerja) periode Februari-Juli 2025, program studi Ilmu Sejarah, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sebelas Maret turut mengikutsertakan mahasiswanya ke dalam program tersebut. Adapun mahasiswa program studi Ilmu Sejarah yang mengikuti program MBKM adalah mahasiswa semester enam yang terbagi ke dalam 12 kelompok dan ditempatkan di instansi-instansi terkait yang menjadi mitra kampus, seperti lembaga kearsipan, museum, perpustakaan, dan sebagainya. Untuk lembaga kearsipan sendiri, program studi Ilmu Sejarah mengirimkan satu kelompok yang beranggotakan lima orang mahasiwa untuk ditempatkan di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), yaitu kelompok kami. Pada hari pertama, tepatnya tanggal 3 Maret 2025, setelah menandatangani kontrak dengan pihak ANRI kami diberikan informasi bahwa kami ditempatkan untuk bekerja di Direktorat Pengolahan Arsip.
Ditempatkan di Direktorat Pengolahan Arsip, kami sedang mengerjakan arsip Departement van Financien (Departemen Keuangan Hindia Belanda). Sebelumnya Departement van Financien terdiri dari lima direksi yang kemudian dijalankan oleh beberapa departemen teknis pada masa Hindia Belanda, antara lain Keuangan, Sarana dan Milik Negara, Hasil-Hasil Bumi dan Gudang-Gudang Sipil, Pekerjaan Umum, dan Perkebunan dan Pendapatan Negara. Ketika mengolah arsip tersebut, terdapat beberapa tahapan yang harus dilakukan sebelum arsip dapat diakses oleh publik yang terdiri dari Persiapan, Identifikasi, Rencana Teknis, Penelusuran Sumber Data dan Referensi, Skema Sementara, Rekonstruksi Arsip, Deskripsi Arsip, Manuver Data, Skema Definitif, Penomoran Definitif, Manuver Fisik, Pelabelan Arsip, Penataan Arsip, Pelabelan Boks, Penulisan Inventaris, Penilaian dan Uji Petik, Pengesahan, dan Publikasi dan Distribusi.
Berhubung saat awal magang pengerjaan arsip sudah berada di tahapan Deskripsi Arsip, kami diberikan pengarahan oleh mentor tentang bagaimana prosedur pengerjaan tahapan tersebut mencakup perbedaan antar seri arsip, seperti Verbaal, Gouvenerment Besluit, dan Grote Bundel. Untuk mengerjakan tahapan Deskripsi Arsip, mahasiswa magang dibagi ke dalam beberapa tim yang terdiri dari 2-3 orang. Masing-masing tim mahasiswa magang beranggotakan mahasiswa dari Universitas Indonesia, UNS, dan UIN Syarif Hidayatullah. Tiap-tiap tim mahasiswa magang ditargetkan deskripsi arsip sebanyak 70 boks dengan 35 boks per orangnya yang diharapkan dapat diselesaikan sebelum periode magang mereka berakhir. Adapun boks-boks arsip yang dideskripsikan harus dipindahkan terlebih dahulu dari Gedung Depot Arsip ke Gedung Pengolahan Arsip. Akan tetapi, karena keterbatasan tempat, boks-boks tersebut hanya dapat diambil sekitar 300-500 boks per pemindahannya dari total sebanyak 3.100 boks. Di sela-sela pengerjaan arsip, apabila mendapatkan waktu luang kami diperbolehkan berkunjung ke Ruang Baca di Gedung A untuk melakukan penelusuran arsip yang dibutuhkan untuk keperluan skripsi masing-masing. Tentu kebijakan dari ANRI ini sangat menguntungkan kami sebagai mahasiswa dalam melanjutkan proses skripsi kami. Pada tahapan ini, kami banyak dibantu oleh para arsiparis dari Direktorat Pengolahan Arsip juga dalam melakukan revisi pada tiap-tiap deskripsi arsip yang kami lakukan demi meminimalisir kesalahan, sehingga kualitas data yang dihasilkan lebih sempurna dan valid.
Melaksanakan magang di ANRI memberi kami banyak manfaat dan keuntungan sebagai mahasiswa dan pekerja kelak. Sebagai mahasiswa, manfaat yang kami peroleh adalah kami jadi mengetahui bagaimana bentuk fisik arsip dan bagaimana arsip harus diolah dengan hati-hati. Kami juga jadi mengetahui perbedaan antara arsip asli dan palsu, sehingga berguna bagi kami sebagai calon sejarawan saat memilah arsip yang dapat kami gunakan sebagai data primer dalam melakukan penulisan sejarah. Sementara sebagai pekerja kelak, kami jadi mengetahui bagaimana sistem atau alur kerja yang berlaku di ANRI yang membuat kami dapat belajar untuk menanamkan sifat kedisiplinan, time management, teamwork, team leadership, serta meningkatkan analytical skill di dalam diri masing-masing.
Sebagai instansi yang menjadi tempat kami melaksanakan magang, keberadaan ANRI dapat kami katakan sangat penting dan membantu kami sebagai mahasiswa. Dengan adanya program MBKM yang memberikan kesempatan bagi mahasiswa untuk mengetahui bagaimana rasanya bekerja di ANRI, kami dapat mengaplikasikan ilmu yang selama ini hanya kami dapatkan di kelas mengenai arsip Hindia Belanda. Dalam hal ini, Pada praktiknya, kami dapat mengetahui bagaimana arsip Hindia Belanada terdiri dari berbagai jenis, seri, dan lainnya yang seluruhnya dapat kami temukan lebih lanjut nantinya dalam inventaris-inventaris arsip yang tersedia di Ruang Baca. Penugasan untuk mencari sumber referensi tentang Departement van Financien yang diberikan sewaktu kami baru memulai magang sampai dengan masih mendeskripsikan arsip pun membuat kami dapat lebih banyak lagi mengetahui sejarah tentang salah satu departemen Hindia Belanda tersebut. Ditambah juga dengan Ruang Baca yang dimana tempat ini merupakan salah satu sarana prasarana ANRI yang berfungsi sebagai akses kepada publik untuk mengakses arsip maupun buku yang tersimpan di ANRI, selain itu disini juga menyediakan buku-buku Hindia Belanda, seperti Regeerings Almanaak, Staatsblad, dan lainnya, yang memudahkan kami dalam menelusuri nama-nama pejabat pemerintah Hindia Belanda serta peraturan-peraturan yang berlaku di Hindia Belanda untuk kami sesuaikan dengan tema skripsi kami. Dengan terbantunya kami seperti yang telah diterangkan di atas, ANRI telah mewadahi kami untuk belajar menjadi seorang mahasiswa yang lebih memperdalam ilmunya lagi tentang sejarah dan seorang pekerja selama empat bulan ini. Kami harap ANRI dapat terus menjadi instansi yang mewadahi mahasiswa Indonesia untuk belajar tentang dunia kerja di lembaga kearsipan.
Oleh : Tim Hibah MBKM UNS 2025 ANRI
Berbagi Pengalaman Magang MBKM Mahasiswa Ilmu Sejarah UNS di ANRI
